Responsabilidades del empleador al contratar trabajadores extranjeros

Para ayudar a garantizar que solo aquellos que deberían recibir un número lo hagan, el Seguro Social ha tomado medidas adicionales para garantizar la integridad de los números de Seguro Social (SSN, por sus siglas en inglés).

Los cambios en la forma en que asignamos números y emitimos tarjetas pueden causar un retraso de varias semanas o meses en recibir un número. Esta hoja informativa aborda las responsabilidades del empleador al contratar trabajadores extranjeros (por ejemplo, estudiantes o visitantes de intercambio cultural) que hayan solicitado y estén esperando recibir un número de Seguro Social y una tarjeta. Tenga en cuenta que el empleado puede trabajar mientras se procesa la solicitud del número de Seguro Social.

¿Qué causa retrasos cuando los trabajadores extranjeros solicitan un número de Seguro Social? Cuando los trabajadores extranjeros solicitan un número de Seguro Social, verificamos sus documentos directamente con el Departamento de Seguridad Nacional de los Estados Unidos (DHS, por sus siglas en inglés). 

La mayoría de las solicitudes se verifican de inmediato, pero puede haber demoras. Entendemos que este proceso puede afectar a las empresas que contratan trabajadores extranjeros, pero la verificación directa del DHSes fundamental para garantizar la integridad del número de Seguro Social.

¿Cuáles son las responsabilidades de un empleador al contratar trabajadores extranjeros que no tienen un número de Seguro Social? Informar a los trabajadores que deben solicitar un número de Seguro Social y una tarjeta.

Si un trabajador solicitó, pero aún no ha recibido un número de Seguro Social, debe asegurarse de proporcionar la siguiente información lo más completa posible que incluye: Nombre completo, dirección, fecha y lugar de nacimiento, nombre completo del padre, apellido de soltera completo de la madre, identificación de sexo, fecha en la que solicitaron un número de Seguro Social. 

Todos los documentos deben ser originales o copias certificadas por la agencia que los emitió. No podemos aceptar fotocopias ni copias notariadas de los documentos. Tampoco podemos aceptar un recibo mostrando que solicitó el documento.

¿Qué pasa si el trabajador no tiene un número de Seguro Social cuando nos vencen los informes de salarios (Formularios W-2)? Presentadores en papel: si el trabajador solicitó una tarjeta, pero no recibió el número a tiempo para presentarla, ingrese "Solicitado" en el cuadro a. (Para obtener más información, visite https://www.irs.gov/instructions/iw2w3/ index.html, solo disponible en inglés). Presentadores electrónicos: si el trabajador solicitó una tarjeta, pero no recibió el número a tiempo para presentarla, ingrese todos ceros en el campo para el número de Seguro Social. (Para obtener más información, visite https://www.ssa.gov/employer/ EFW2&EFW2C.htm, solo disponible en inglés).

Recuerde indicarle al trabajador que le diga el número y el nombre exacto impreso en la tarjeta, cuando la reciba.

Mi trabajador extranjero recibió su número de Seguro Social después de que presenté mi informe de salarios. ¿Qué debo hacer? Cuando reciba el número de Seguro Social del trabajador, presente el formulario W-2c (Declaración de salarios e impuestos corregidos) para mostrar el número del trabajador. 

Es importante recordar que Los números de Seguro Social (SSN) se usan para informar sus ganancias al gobierno y para determinar si tiene derecho a los beneficios de Seguro Social. Necesita un número de Seguro Social para obtener un trabajo, recibir beneficios de Seguro Social y recibir otros servicios del gobierno.

Si está en los Estados Unidos temporalmente para trabajar, su empleador le pedirá su número de Seguro Social.

Aunque muchos otros servicios, tales como los bancos y empresas de historial crediticio también le piden su número de Seguro Social, no es requisito que lo divulgue. Puede recibir muchos servicios sin un número de Seguro Social, incluso una licencia para manejar.

Mientras usted espera por su número de Seguro Social, su empleador puede usar una carta emitida por nosotros declarando que ha solicitado un número. Sus documentos inmigratorios pueden probar su autorización para trabajar en los EE. UU.

Los empleadores pueden informarse mejor visitando nuestro sitio de internet www.segurosocial.gov.

Para hablar con uno de nuestros agentes en español, llame a nuestro número gratuito 1-800-772-1213 y oprima el número 7. Si es sordo o tiene problemas de audición, llame TTY, 1-800-325-0778. 

Le pedimos paciencia ya que podrá experimentar y tiempos de espera. 

¡Esperamos poder servirle!